Согласно Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» составлять и хранить первичные документы обязаны все юридические лица и индивидуальные предприниматели, даже те инициальные предприниматели, которые освобождены от обязанности по ведению бухгалтерского учета и составлению финансовой отчетности.
Так же согласно Налогового Кодекса Республики Казахстан налогоплательщик (налоговый агент) обязан вести налоговый учет, который представляет собой ведения учетной документации в соответствии с требованиями Налогового Кодекса.
К учетной документации согласно статье 190 Налогового Кодекса Республики Казахстан относятся:
- бухгалтерская документация – для лиц, на которых в соответствии с Законом Республики Казахстан "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" возложена обязанность по ее ведению;
- а также первичные учетные документы – для лиц, которые освобождены от обязанности по ведению бухгалтерского учета и составлению финансовой отчетности.
Первичные учетные документы, согласно статье 201 Налогового Кодекса Республики Казахстан представляют собой документальное свидетельство как на бумажном, так и электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется налоговый учет.
А согласно Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» первичные документы – это документальное свидетельство как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет.
Под хозяйственной операцией следует понимать действие или событие, влекущие изменения в объеме и (или) составе имущества и (или) обязательств.
К имуществу относятся деньги (п.2 ст. 115 Гражданского Кодекса Республики Казахстан).
Под обязательством определено, что одно лицо (должник) обязано совершить в пользу другого лица (кредитора) определенное действие: передать имущество, выполнить работу, уплатить деньги и так далее …. (ст. 268 Гражданского Кодекса Республики Казахстан.
В Законе Республики Казахстан "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" указано, что первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания.
Первичные документы могут быть составлены как на бумажных так на электронных носителях.
Согласно Правилам ведения бухгалтерского учета, которые распространяются на юридических лиц так и индивидуальных предпринимателей указано, что формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом. В частности, первичные документы утверждены Приказом 562.
Прием и выдача денежных средств из кассы юридического лица или индивидуального предпринимателя производится по приходному кассовому ордеру, форма которого утверждена Приказом 562 - форма КО-1.
Выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру, форма которого утверждена Приказом 562 - форма КО-2.
При этом на расходном ордере должна быть разрешительная подпись руководства субъекта.
Под руководством субъекта следует понимать индивидуального предпринимателя или руководителя субъекта, или уполномоченное ими лицо
После оформления приходного кассового ордера или расходного кассового ордера производиться запись в кассовую книгу, форма которой утверждена Приказом 562 - форма КО-4.
Следовательно, у юридического лица или индивидуального предпринимателя, которые осуществляют операции с наличными деньгами должна быть кассовая книга, которая является утвержденным первичным документом.